OnlioISO 9001:2008 certified

Řízená dokumentace

DMS (Dokument Management System) jsou obecně systémy pro podporu správy celého životního cyklu dokumentů a problematiku řízení dokumentace snadno zvládají. Existují nástroje velmi komplexní, zahrnující nejen problematiku od vzniku elektronických dokumentů až po jejich skartaci, ale i problematiku skenování přijatých papírových dokumentů a jejich management. Nasazení takového systému představuje nemalou investici nejen do nákupu technologií, ale i do vlastního nasazení a reálného přijetí systému uživateli. To také bývá hlavním důvodem neúspěšných projektů implementace DMS.

Jaká je tedy správná cesta?

Podle našeho názoru je ideální v rámci podniku vyzkoušet technologii DMS na malém a rychlém projektu pro relativně omezenou skupinu uživatelů. Ti se potom mohou stát přirozenými propagátory nového nástroje na základě své vlastní, positivní zkušenosti.
Problematika řízení dokumentace je jedním z příkladů projektů, který lze rychle nasadit a prokázat jeho přínosy. Řízení dokumentace, včetně souvisejících procesů – tzv. workflow, zahrnuje řadu typických funkcionalit DMS a přitom je relativně malým, pro uživatele uchopitelným řešením.

Implementace řízení dokumentace v rámci DMS postihuje celý životní cyklus dokumentu. Od návrhu přes jeho připomínkování, schvalování a následnou publikaci, včetně sledování platnosti dokumentu v čase. Součástí řešení je podrobná evidence o všech uživatelích, kteří se podílejí na vzniku a úpravách dokumentů. V rámci jednotlivých kroků workflow jsou uživatelé průběžně informováni o stavu prostřednictvím e-mailových notifikací a současně upozorňováni na vykonání činností v odpovídajících lhůtách. Řešení umožňuje podle potřeby opakovaně spouštět jednotlivé kroky a současně umí sledovat uživatele, kteří nesplnili svou povinnost v definovaném čase.

Na trhu existuje řada nástrojů kategorie DMS od renomovaných výrobců. Jmenujme alespoň Filenet (IBM), Documentum (ECM), UCM (Oracle) nebo řešení SAP. Vedle těchto a mnoha dalších striktně komerčních hráčů existují i varianty další. Námi doporučovaným a dodávaným je Alfresco DMS.

Pokud vás problematika DMS a efektivního řešení řízené dokumentace zajímá, můžete si přečíst článek Jak na řízenou dokumentaci? a naše další odborné články.

Objednejte si prezentaci řízené dokumentace Alfresco + eDoCat zdarma. Ukážeme, vysvětlíme, navrhneme řešení, naplánujeme, zajistíme. Rádi vás přivítáme v našich kancelářích nebo na WebEx-u.

eDoCat vaše Řízená dokumentace kompletně v češtině s podporou využití workflow.

Více na www.eDoCat.cz