Systémy pro management elektronických dokumentů jsou v posledních letech všeobecně uznávanou potřebou pro všechny organizace, které hledají systémové řešení správy dokumentů. Řada organizací postupně přechází, nebo přinejmenším plánuje přechod na elektronické dokumenty. Papírové originály jsou na vstupu do organizace skenovány a dále jsou zpracovávány jako dokumenty elektronické. Originály tak mohou zamířit přímo do archivu, respektive spisovny, a nedochází k jejich ztrátě či poškození.

Klíčovými faktory úspěšných DMS jsou bezpečnost dat, rychlost nalezení informace ve velkém objemu dat, efektivní a názorné uživatelské rozhraní, podpora workflow, kvalitní implementace DMS do podniku a samozřejmě celkové náklady.

Z těchto důvodů jsou na místě otázky:

• Co potřebujeme?
• Které systémy jsou dostatečně výkonné a spolehlivé?
• Jaké jsou nezbytné investice?
• Můžeme si dovolit levné řešení?

Tak jako v řadě jiných oblastí informačních technologií i v DMS existuje velmi široká nabídka produktů renomovaných firem, nadnárodních gigantů, malých „garážistů“ i produktů kategorie Open Source.

Pravděpodobně nejznámějšími komerčními produkty jsou Documentum (ECM), ELO, Filenet (IBM), SAP, SharePoint (Microsoft) a UCM (Oracle). Zejména SharePoint má v poslední době masivní marketingovou podporu. Orientačně pro modelovou situaci podniku se stovkou uživatelů DMS se ceny licencí produktů velkých firem pohybují od hodnoty mnoha set tisíc korun, obvykle však v řádu milionů korun, v některých případech i výše. Dalším nákladem je tzv. maintenance v objemu od patnácti do padesáti procent ceny licencí ročně.
Významnou nákladovou položkou je samozřejmě implementace, tedy nastavení systému přesně dle potřeb podniku, a z hlediska celkových nákladů i podpora provozu ze stranyvýrobce nebo partnera na bázi SLA.
Vzhledem k výše uvedeným odhadům nákladů jsou často projekty DMS odsouvány, či dokonce rušeny. Neexistuje však vhodná alternativa?

Open Source – osvědčený model

Open Source není dnes tvořen „jen“ skupinami nadšenců, ale v řadě případů se jedná o efektivní model vývoje a podpory produktů zastřešovaný komerční firmou. Jako příklad uveďme společnosti RedHat, Liferay nebo Alfresco.

Alfresco je často hodnoceno jako hlavní open source alternativa v oblasti ECM (enterprise content management) a DMS. Alfresco
důsledně aplikuje model Open Source a využívá filozofie best of breed pro zajištění rychlosti vývoje při zachování velmi nízkých nákladů.

Alfresco DMS je poskytováno ve dvou edicích:

• Alfresco Enterprise Edition cílí na kritická nasazení s požadavky na podporu výrobce obdobně jako RedHat Enterprise Linux nebo Liferay Portal Enterprise Edition. Licence není zpoplatněna, ale podmínkou získání softwaru je tzv. subscription na podporu.
• Naproti tomu Alfresco Community Edition je shodně jako Fedora nebo Liferay Portal Community Edition poskytován zdarma,
  ale podporu poskytují jen partneři a komunita. Podstatnou výhodou jsou skutečně nulové platby za licence. Celkové náklady
  na DMS mohou proto být výrazně sníženy.

Alfresco DMS pokrývá celou šíři problematiky document management systémů, od velmi výkonného úložiště až po podporu náhledů dokumentů různých formátů, sad metadat, verzování jednotlivých dokumentů a fulltextové vyhledávání, včetně indexace obsahu dokumentů. Řízení oprávnění a možnost nasadit různá workflow pro jednotlivá oddělení podniku pak umožňuje zachovat jednoduchost ovládání pro koncové uživatele, kteří pracují pomocí webového rozhraní nebo mají DMS připojeno jako síťový disk. Pro svoje vlastnosti je nasazován i velmi renomovanými společnostmi, jako například CISCO, NASA, T-Mobile nebo Toyota.

My jsme získali velmi pozitivní zkušenost s Alfresco DMS Community Edition doplněným o nadstavbu eDoCat přinášející mimo jiné lokalizaci do češtiny a nejčastější workflow se šablonami metadat pro podporu ISO procesů. Podle našeho názoru patří k velmi výkonným systémům s překvapivě dobrým poměrem ceny a výkonu a rychlou implementací.

Text byl zveřejněn v časopisu IT Systems 6/2012 - PDF ke stažení

Autor: Ing. Jiří Voves