OnlioISO 9001:2008 certified

Úkolování a vykazování práce nejen v IT firmě

Co šéf řekne, to se dělá. Šéf platí, zaměstnanec pracuje. Když si píchneš, tak jsi v práci.

Asi taková byla interpretace zaměstnaneckého poměru. To v dnešní době většině firem samozřejmě nestačí. Optimální je vytvořit uvědomělého nebo alespoň "samořiditelného" zaměstnance, který ví, nejen co má dělat, ale také jestli to, co udělal, je v očekávané pracnosti a zda si zaslouží výplatu. Určitě není cílem, abychom na zaměstnance nahrnuli další papírové tabulky a dotazníky, které je nutné na konci měsíce vyhodnotit. Jak to tedy zařídit, aby se to udělalo skoro samo, nejlépe během standardního pracovního procesu?

Pracovní proces (workflow)

 Pohled na vnitrofiremní  procesy z pohledu JIRA
Pohled na vnitrofiremní procesy z pohledu JIRA
Pojďme se podívat na jednoduchý proces vytváření např. software v IT firmě. Nejprve je nutné definovat, CO se má udělat, pak KDY se to má udělat, protože úkolů může být více na daný termín, pak je nutné stanovit PRIORITU s jakou se to má udělat, následně KDO to má udělat, ODHAD PRACNOSTI a KOMU to má odevzdat. Pro jednoduchost se nebudeme zabývat alternativními scénáři typu zkontrolování nebo vrácení nekvalitní práce, ale vlastně tím nejdůležitějším je, PRACNOST s jakou to bylo reálně uděláno. Pokud budeme předpokládat, že projekt je již navržen např. formou harmonogramu v programu MS Project, pak nejjednodušší cestou pro projektového vedoucího je úkoly poslat všem zúčastněným e-mailem, např. na týdenní bázi kontrolovat jejich plnění a vytvořit tabulku pro vykazování práce např. v Excelu.

Ale jde to i jinak, všechny větší IT firmy pro své klienty provozují helpdesk nebo obecnější issue tracking system, tak proč ho nepoužít i pro své zaměstnance? 

Použití tracking systému

 JIRA detail požadavku s  ukázkou nástrojů a stanovení  priority
JIRA detail požadavku s ukázkou nástrojů a stanovení priority
Uvedeme konkrétní příklad řešení firmy Onlio formou kuchařky. Vezmi harmonogram v MS Projectu, importuj ho do issue tracking systému JIRA (viz. www.MyJIRA.cz), jednotlivým úkolům (CO) přiřaď odpovědné osoby (KDO), zkontroluj datum odevzdání (KDY), nastav PRIORITU a ODHAD PRACNOSTI. U každého úkolu je vidět, kdo ho vytvořil, tedy KOMU se má odevzdat. JIRA úkoly doručí na pracovní plochu určené osoby a stručně ho informuje e-mailem. Odpovědná osoba může být např. týmovým vedoucím a k úkolu se zachová podobně jako projektový vedoucí, zajistí jeho rozpad na již udělatelné podúkoly (CO), pro ně nastaví KDO, KDY, PRIORITU případně ODHAD PRACNOSTI a až to bude mít dotyčný KDO hotové, odevzdá to KOMU, tedy projektovému vedoucím, jeho nejdůležitější povinností bude vyplnit i reálnou PRACNOST. Další detaily jistě doplní už každý podle toho, jak funguje daný proces v jeho firmě. Výsledkem této ideální představy je v praxi jedno tlačítko, které vygeneruje tabulku, kde je vidět hotové, procesované a čekající úkoly, hodiny odpracované jednotlivými zaměstnanci na konkrétních úkolech.

Podmínkou klidného soužití je poučený zaměstnanec

 Pracovní prostředí uživatele v JIRA
Pracovní prostředí uživatele v JIRA
Aby toto kouzelné tlačítko mohl projektový vedoucí radostně kliknout každý den, je už nutná jen maličkost. Poučený zaměstnanec, který ví, co má na obrazovce, proč by na to měl reagovat a kdy. Pokud chceme stav projektu kontrolovat každý den, musí také zaměstnanec vyplnit reálně odpracovaný čas na úkolu každý den. Podle naší zkušenosti je pro mnoho programátorů dostatečným motivem vědomí, že práci přes JIRA mohou vykonávat kdekoli a kdykoli. Reagovat na připomínky k front-endu aplikace na screenshotu umístěním v JIRA jde přeci i z notebooku v zahradním altánku :)

Zdroje

Web www.MyJIRA.cz obsahuje základní informace o produktu JIRA, proč se společností Onlio, nabídku pluginů a DEMO ke stažení.

 

Video: Atlassian JIRA Webinar, Part 1

 

11.08.2010

Seznam dalších článků