Tipy pro řízení velkých a komplexních projektů

21.07.2017 | Jak udržet velké projekty ve svých kolejích a jak na motivaci týmů

Nejvýznamnější výzva v případě vedení velkých projektů je jednoduchá- začít. V Atlassian se setkáváme s komplexními projekty každý den- od integrací napříč produkty, až po projekty se striktně definovanými termíny. Existuje přímá úměra mezi velikostí a dynamikou projektu a mírou stresu a nerozhodnosti, které způsobuje.

Ačkoli každý projekt je unikátní a přináší jedinečné typy úkolů, může sloužit jako určitý základ pro nastínění a připravení bazálních cest, které se následně dají aplikovat i na ostatní typy projektů.

Uvádíme některé naše tipy pro řízení velkých a komplexních projektů.

Začněte velkým nadhledem

Většina osob se ponoří do hlubších myšlenek až po čase- započněte tedy s určitou úrovní abstrakce a berte projekt z nadhledu, nezacházejte příliš do velkých detailů, položte si následující otázky:

  • Jaký je hlavní cíl projektu?
  • Jaký je očekávaný výsledek projektu?
  • Jaká bude metodika měření úspěchu?

Zformujte tým

Velký projekt potřebuje velký tým. Zeptejte se sami sebe:

  • Který člověk další je odpovědný za dokončení tohoto projektu?
  • Kdo další bude v rámci projektu mít nějakou roli?

Je výhodné využít kolegy, kteří byli již dříve součástí srovnatelných projektů- jejich zkušenosti mohou pomoci objevit a řešit známé problémy.

Definujte společné cíle

Ještě předtím, než začnete rozdělovat role a přidělovat úlohy, je důležité komunikovat s týmem a vytvořit hromadný cíl- to má za důsledek zapojení všech členů týmu.

Naslouchejte všem členům týmu, abyste pochopili, zda je cíl jasný, úměrně náročný, ale také zda sedí s myšlenkou, kterou specifikujete v rámci komplexního pohledu na projekt.

Definujte role a odpovědnost

Tým podá nejlepší výkony tehdy, pokud každý chápe svou roli a drží se své pozice.

Nyní, když máte specifikovány cíle, máte tým a definovali jste role, je podstatné obeznámit každého člověka, kterého se daný projekt týká.

O tom, jak lépe určit role a definovat odpovědnost se můžete dočíst zde

Rozdělte a definujte rozsah

Začněte tříštit komplexní cíl na dílčí části a následně určete, kdo- na bázi definovaných rolí- bude odpovědný za dané části projektu.

Roztříštěním velkého cíle na dílčí úkoly se cíl stane snadněji dostupný, tým nebude vystaven tak velkému stresu a bude mít lepší zaměření na konkrétní úkoly a termíny.

Dobrý plán násilně provedený nyní je lepší než dokonalý plán provedený příští týden. - Generál George S. Patton

Abyste se ujistili, že se realizace projektu drží plánu, vytvořte časovou osu s definovanými milníky, které požadujete splnit. Tyto milníky vám usnadní koncentrovat se na dílčí úkoly a lépe sledovat progress celého projektu.

Usnadněte si život využitím nástrojů pro spolupráci

Asi všichni musíme souhlasit s tím, že nejtěžší aspekt je udržet projekt bez chaosu, zatímco na něm spolupracuje více členů týmu.

Naštěstí je k dispozici hromada nástrojů zaměřených na správu projektů, ty mohou být neuvěřitelně přínosné.

Tyto prostředky umožňují:

  • Udělit přístup celému týmu, anebo komukoliv dalšímu, pokud je to potřeba
  • Měnit přístupy a oprávnění na základě definovaných rolí
  • Upravovat informace o projektu odkudkoli a držet informace aktuální

Vytvořte pozitivní týmovou atmosféru

Není žádným tajemstvím, že nejlepší výsledky tým podá, pokud si členové mezi sebou důvěřují a jsou otevření.

Prostředí ovlivňuje každého člena týmu- tím, že vytvoříte příjemné prostředí pro práci, umožníte celému týmu dosáhnout lepších výsledků.

Podívejte se na Team Health monitor, abyste zjistili, jaký je aktuální stav zdraví a výkonu vašeho týmu

Přizpůsobte se (a potom znovu)

Čím větší projekt je, tím existuje větší pravděpodobnost, že se setkáte s novými problémy a výzvami. Pro vás - jako leadera - je důležité, abyste projevili odolnost a důvěru tváří v tvář nepřízni. Musíte se rychle přizpůsobit změnám a včas na ně reagovat. Buďte si jistí ve svých cílech a přístupu.

Spíše, než sdělování vašeho osobního plánu a cíle je důležité myslet na komplexní cíle celého projektu- pokud budou správně chápány, pak se mohou objevit další cesty k řešení, které nebyly doposud objeveny.

Odměny a motivace

Jednou z nejosvědčenějších metod, jak udržet tým motivovaný, je vytvořit sytém odměn.

Viditelnost pokroku má za důsledek přínos další inspirace do vašeho týmu. Týmy obvykle chtějí být součástí smysluplné a dlouhodobé práce.

Je na vás, abyste pomohli svým kolegům pochopit, jak zrovna jejich díl práce přispívá k celku, pokud to dokážete vysvětlit správně, zaměstnanci budou pociťovat daleko větší míru vnitřního naplnění a uspokojení.

Netvrdíme, že je to snadné, ale celý proces řízení projektu bude snazší, pokud budete mít na paměti zmiňované body-  pro více informací se podívejte na „Project management for non-project managers“


Pro další informace o novinkách Atlassian a JIRA sledujte web www.myJIRA.cz.

Diskutujeme také na LinkedIn ve skupině Atlassian komunita CZ & SK.

V případě dotazů se obraťte na atlassian_zavináč_onlio.com nebo na tel. +420222744766


Pavel Novák,
Java Developer

Zdroje:

Zpět