Spolupráce Outlooku s JIRA

21.03.2016 | Čtyři best practices

Autorem příspěvku je Tobias Viehweger, spolumajitel yasoon – vývojáře add-onů pro JIRA/Outlook.

Většina zaměstnanců nejradši komunikuje mailem a čte poštu v Outlooku. Vývojáři zase často přepisují informace z mailů do JIRA. Pokud vás někdy napadlo: „Můžu rychleji dělat z mailů nové úlohy?“ nebo „Jak si přenastavím upozornění z JIRY?”, hodí se vám tyto čtyři tipy, jak nejlépe propojit JIRU a Outlook.

#1: Nastavte si tvorbu JIRA úloh z pošty

Víte, že jde JIRU propojit s e-maily? Umí to tzv. “incoming mail hander”, kterým si tvoříte nové úlohy nebo komentujete už zadané. Stačí poslat zprávu na adresu JIRY: na cloudu to je jira@jménoinstance.atlassian.net. Mail handler nastaví administrátor a pak už funguje pro celou JIRU.

Nejčastěji si asi budete nastavovat tvorbu nových úloh, kdy např. klient najde bug a vy ho chcete dát vývojářům do JIRY. Stačí, když zákazník pošle mail; předmět bude název úlohy. Z obrázku níže by vznikl issue “Link to Help Pages does not work” v projektu, který je pro tento mail handler přidružený.

Tip: Nezapomeňte předmět a tělo zprávy „pročistit“ od údajů a zkratek navíc, jako např.“FW:”.

Chcete-li úlohy tvořit ještě rychleji, udělejte si nový „quick step“. Vyberte tlačítko „Create New“, krok  pojmenujte a zadejte e-mail JIRY. Ponechte přitom obsah „subject“. Můžete také upřesnit prioritu (importance), podle které se nastaví priorita v JIRA.

Existující úlohy komentujete stejně, jako když tvoříte nové; stačí přidat issue key k předmětu a JIRA se postará o zbytek.

#2: Omezte e-mailové notifikace z JIRY

JIRA může posílat spousty zpráv, pokud pracujete s mnoha projekty a úlohami. Je pak snadné o tom ztratit přehled v záplavě e-mailů. Ale nemusí to tak být: administrátor upraví, na jaké události budete upozorňováni. Můžete si vypnout maily třeba pro:

  • Změnu stavu úlohy
  • Změnu popisu úlohy
  • Změnu řešitele

Mnohdy o tomto chcete vědět, ale pokud takové maily spíš obtěžují, než pomáhají, upozorněte na to admina.

#3: Organizujte si maily z JIRA pravidly v Outlooku

Zůstaňme ještě u přehlcení maily. Pracovníci si často filtrují tyto zprávy do složky JIRA nebo podobné. Výsledkem je, že tam pak zprávy kupí bez povšimnutí.

Jsou ale určité metody, jak tomu předejít.  Místo přemístění všech mailů do jedné složky lze mít např. složku pro každý projekt. Projekt „Dobíhající SLA“ je důležitější než firemní večírek a podle toho nastavíte filtry.

V hlavním okně vyberete e-mail, poté „rules“ a „Create rule“. V novém okně vyberete „Advanced Configuration“ a nastavíte si, ať pravidlo sleduje předmět zprávy s určitým textem: nahradíte „ACME“ kódem vašeho projektu: [JIRA] (ACME-

Jako „akci“ zadáte, ať Outlook přesune zprávu do zadané složky a tuto složku vyberete. Po odsouhlasení bude vaše nové pravidlo ihned aktivní. Toto můžete zopakovat pro další projekty.

Tip: Outlooková pravidla jsou flexibilní. Po používání rychle přijdete na další možnosti, co s nimi, např. označení mailu, pokud obsahuje slovo „critical“. Tak vás Outlook upozorní na všechny nové kritické úlohy.

#4: Využijte co nejvíc Outlookových upozornění

Poslední tip se týká situací, kdy chcete být na určité události v JIRA okamžitě upozornění. V Outlooku zaškrtnete „Display a Message“ v okně s upozorněními. Toto ukáže okno, které musíte potvrdit. To se může hodit, pokud je od vás vyžadována okamžitá reakce, např. v kritických úlohách od určitých klientů.

Zdroj: http://blogs.atlassian.com/2015/12/four-best-practices-using-jira-outlook/

Pro lokální podporu neváhejte kontaktovat odborníky na produkty Atlassian ve společnosti Onlio.

Pro další informace o novinkách Atlassian a JIRA sledujte web www.myJIRA.cz.

Jsme na LinkedIn – sledujte nás www.linkedin.com/company/onlio nebo skupinu Atlassian komunita CZ & SK na url https://goo.gl/uZXYTX.

V případě dotazů se obraťte na obchod_zavináč_onlio.com nebo

na tel. ČR +420222744766 / tel. SR +421233889033 / atlassian_zavináč_onlio.com.

Za team Atlassian v Onlio,

Kamil Beer,

JIRA Consultant

Zpět