Onlio

Alfresco DMS + eDoCat

eDoCat - Řízená dokumentace

eDoCat je modulární produkt společnosti Onlio podporující standardní procesy elektronických dokumentů na technologii DMS Alfresco.

Zajišťuje komplexní tok elektronické verze dokumentu v organizaci ve smyslu podpory vzniku, připomínkování, schvalování a uvolnění (publikace) dokumentu v elektronické podobě a to včetně následného přezkumu platnosti.

Alfresco DMS

DMS Alfresco je výkonný a řadami referencí osvědčený document management system, který podporuje centrální správu dokumentů, včetně podpory řízení dokumentů pomocí workflow (pracovních postupů). Zaručena je integrita, dostupnost a maximální ochrana dat. Uživatelské rozhraní zajišťuje intuitivní ovládání s využitím vlastností HTML5.

Podpora firemních procesů

eDoCat podporuje běžné procesy v organizacích certifikovaných dle ISO 9001, ISO 20001 a ISO 27001. Výhodou je škálovatelnost s možností uspořádat dílčí kroky jednotlivých workflow do kaskád. Definovat lze pro oběh dokumentů uživatele nebo skupiny. Mezi nejpoužívanější procesy elektronického oběhu dokumentů patří zejména:

  • Připomínkování dokumentů
  • Schvalování dokumentů
  • Potvrzení o přečtení dokumentů s opakovaným zasíláním připomínek
  • Přezkum dokumentů
  • Řízený přesun expirovaných dokumentů do archivu
  • Evidence změn dokumentu (popis revizí)

Zvýšení efektivity oběhu elektronických dokumentů

Struktura dat ve společnosti může být rozdělena do logických celků, tzv. oblastí – ekvivalent odborů, úseků, apod. Každá z těchto oblastí může mít nastaveny jiné schvalovací procesy, vlastní struktury dokumentů a samostatná práva přístupů. Správa dokumentů se tak stává mnohem přehlednější, je centralizovaná a administrátorem snadno udržovatelná.

Veškeré notifikace o vytvořeném úkolu v rámci workflow mohou být uživatelům zasílány emailem. Zároveň jsou tyto úkoly vždy ihned zobrazeny na nástěnce uživatele. V případě potřeby lze emailové notifikace po definované době nečinnosti uživatelů opakovat.
Připravena je i tisková sestava pro podporu tištěných verzí dokumentů, které podléhají evidenci a to včetně popisu revizí.
Celý systém samozřejmě podporuje sady metadat, verzování jednotlivých dokumentů a fulltextové vyhledávání, včetně indexace obsahu dokumentů.
 

Kontaktujte nás pro detailní informace. Budete překvapeni poměrem cena/výkon.

Rádi se staneme i Vaším partnerem a dodavatelem.

 

Společnost Onlio, a.s je implementátorem Alfresco DMS.

Alfresco

Alfresco (www.alfresco.com) je komerční společnost, která svůj obchodní model postavila na transparentnosti a uvolnila svůj produkt DMS jako Open Source. Umožňuje tak s nulovou cenou základní licence, tzv. Community Edition, nasadit robustní technologii a v případě, že se DMS opravdu stane klíčovým informačním systémem podniku, je tu Alfresco Enterperise Edition s přímou podporou výrobce. Vlastní nasazení není omezeno výhradně na služby výrobce, ale existuje řada nezávislých implementátorů.

Pomocí DMS Alfresco můžete efektivně řešit řízenou dokumentaci např. pro certifikaci ISO.

Hlavní cíle Alfresco:

  • Nízké náklady - Díky modelu Open Source s nabídkou služeb garantované podpory jsou minimalizovány investice a TCO je velmi příznivé.
  • Jednoduchost - Připravené scénáře nasazení spolu s technologiemi pro rychlý vývoj zákaznických částí přinášejí rychlou dodávku a okamžité přínosy. Vedlejším efektem nižší pracnosti je i nižší cena implementace. Uživatelské prostředí je cílevědomě optimalizováno na jednoduchost a efektivitu užívání.
  • Možnost volby - Podpora standardů umožňuje migraci mezi nástroji Enterprise Content Management a nepřináší omezení plynoucí z proprietálních formátů či protokolů.

Víte že:

  • Licence Alfresco DMS je vždy za 0,- Kč?  (I v případě Enterprise Edition je placená pouze podpora.)
  • K dokumentům v Alfresco DMS lze přistupovat shodně jako k dokumentům na síťovém disku?
  • Podpora SharePoint protokolu v Alfresco umožňuje integraci s MS Word, MS Excel a dalšími částmi MS Office?
  • Technickým ředitelem a jedním ze zakladatelů společnosti Alfresco je John Newton, který v devadesátých letech zakládal, designoval a vedl vývoj řešení Documentum?
  • K největším referencím Alfresco v rámci ČR patří T-Mobile?

Pokud vás problematika Alfresco DMS a efektivního řešení řízené dokumentace zajímá, můžete si přečíst článek Jak na řízenou dokumentaci?